01 / Den tatsächlichen Ablauf verstehen
Zuerst wird eine konkrete Aufgabenart beschrieben. Nicht nur der vorgesehene Ablauf zählt, sondern auch Rückfragen, Medienwechsel und häufige Ausnahmen. Fachlich beteiligte Personen erklären, welche Informationen sie benötigen und woran sie eine brauchbare Bearbeitung erkennen. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Prozessskizze mit klar benannten offenen Fragen.
02 / Eine prüfbare Grundlage schaffen
Danach werden freigegebene Beispiele und Bewertungskriterien zusammengestellt. Beobachtete Fakten bleiben von Erwartungen getrennt. Ein Zeitaufwand, der nur geschätzt wurde, wird als Schätzung bezeichnet. Für Daten mit besonderem Schutzbedarf müssen geeignete Freigaben und Umgebungen vorliegen. Fehlen notwendige Grundlagen, werden diese zuerst geklärt.
03 / Einen begrenzten Versuch auswerten
Der Versuch beantwortet eine enge Frage. Beispielsweise: Kann aus ausgewählten internen Informationen ein fachlich brauchbarer Entwurf entstehen? Die Prüfung berücksichtigt auch lückenhafte Eingaben und ungewöhnliche Fälle. Eine verantwortliche Person bewertet die Ergebnisse. Werden vereinbarte Grenzen überschritten, wird der Ablauf angepasst oder der Versuch beendet.
04 / Verantwortung und Wissen übergeben
Zum Abschluss werden Aufbau, Prüfergebnisse und bekannte Grenzen verständlich dokumentiert. Das Team erhält die vereinbarten Unterlagen und eine Übersicht der offenen Entscheidungen. Erst dann wird entschieden, ob ein weiterer Test, eine Vorbereitung für den Betrieb oder kein nächster Schritt sinnvoll ist. Ein technischer Prototyp ist keine automatische Freigabe für den produktiven Einsatz.
- Klare Zuständigkeit für jede fachliche Freigabe.
- Getrennte Dokumentation von Beobachtung, Annahme und Entscheidung.
- Keine Veröffentlichung und keine Produktionsänderung ohne gesonderten Auftrag.
- Menschliche Prüfung überall dort, wo Fehler Folgen haben können.